Projekthåndtering
Her er en forenklet hjælp til planlægningen, som både kan bruges mange steder, på distriktslejeren men også i det daglige, på sommerlejr men også kanoturen osv.
Planlægningsprocessen Projektet fødes - vi får en ide
Arbejdsgruppe dannes - Afstem forventninger, og kom i gang i god tid...
Hvem er målgruppen?
Er du opmærksom på der er nogle spejdergrupper, som lægger halvårsprogrammer. Skal kun datoen meldes ud eller skal indbydelse være klar?
Fantasiramme - den røde tråd
Succeskriterier - hvad vil vi måles på
Tovholder - hvem styrer processen
Funktionsbeskrivelser - hvilke opgaver skal løses
Tidskalender - hvornår gør vi hvad
Udvalgene arbejder - detailplanlægning
En mulighed for at arbejde på tværs, med dokumenter er at oprette en planlægnings g-mail konto, og uploade dokumenter via "google dockuments". hvor de kan rettes online. på tværs af forskellige programmer. Eller med Dropbox.com, hvor man gratis kan få en 2 Gb delemappe, som sykoniseres imellem flere computere.
Budgetter lægges - hvad koster det hele, har vi råd, hvad må projektet koste
Risikoanalyse - hvad kan gå galt og hvad skal vi tage højde for
Når man har et projekt i gang vil der altid være noget der går anderledes som planlagt. Man er tilbøjelige til at planlægge udfra solskin en hel uge på en sommerlejr, ingen får hjemve og alle har planlagt det de skulle.
Men der er altid, ting som skal løses på andre måder end først bestemt.
Noget kan forudses og det kan vi tage højde for, andet må vi løse når det dukker op. Vi skal have fundet de ting der kan være en risiko ved og vurdere om vi vil gøre noget på forhånd.
Man kan ud fra tabellen, vuredere ud fra hvor sansynligt det er, om du bør ha en nødplan klar.
Projektet kører - så går det løs
Evaluering og regnskab - hvordan gik det og hvad kan vi lære af det