Overblik

Få tingene gjort

En permanent dårlig samvittighed kombineret med lange opgavelister fjerner det mentale, intellektuelle og fysiske overskud, der skal til for at prioritere, strukturere og eksekvere – og så ekspanderer både opgavelister og den dårlige samvittighed til nye højder. Herefter begynder de forskellige stresssymptomer at melde deres ankomst; søvnløshed, oversprings- og udeladelseshandlinger, rastløshed, hovedpine, træthed, irritation, grublen, tankemylder – og i sidste ende depression og udbrændthed.

Med udgangspunkt i bogen "Få tingene gjort" af David Allen, følger her tre konkrete råd til få bedre overblik over opgaverne samt prioritere og strukturere din indsats.

1. Skab dig et system, hvor du opsamler dine opgaver

Det kan være en kasse, en notesbog, din computer, en tavle eller noget helt femte. Det vigtigste er, at dit system fungerer for dig og at du bruger det systematisk. Få skrevet alt det ned, der fylder dit hoved, så kan du nemlig bruge dit hoved til at tænke med i stedet for at bruge det som lagerplads! Herefter…

Selv, har jeg et tekstdokument på min computers skrivebord, hvor jeg har en liste med opgaver som venter, med kommentarer om evt. deadline, stikord ect. Og husk at bruge en kalender, evt. den i mobilen som alligevel altid er med.

Hvis ikke jeg, kan overskue mine tanker. Giver det overblik det at skrive det ned, og flytte over på "papir", så det ikke roder i hovedet. Her kan man flytte rundt på sætningerne til det giver mere mening.

Brug evt. en whiteboard tavle til at skabe overblik, til dagligdagsting eksempelvis:

Tirsdag kommer skraldemanden, og håndbold.
Onsdag, spejder.

Torsdag skal biblioteksbøgerne med i skole.

Fredag skal gymnastiktøjet med i skole.
Lørdag skal konen på arbejde.

Er tavlen magnetisk, er det også et godt sted at sætte de vigtigste sedler du skal reager på.

2. Vurdér opgaven – Hvad er det?

Opgaver i denne kontekst er alle de ting i dit liv, der kræver din tid og opmærksomhed – det kan både arbejdsopgaver, aktiviteter i familien eller vennekredsen, spejderarbejde, telefonopkald, mails, artikler, dokumenter, breve, referater etc. Alt det, der "spøger" i baghovedet, fordi du ikke er færdig med det…

Baggrunden for spørgsmålet "hvad er det?" er, at vi sjældent i tilstrækkelig grad tænker over, hvad f.eks. en mail, et brev eller et dokument egentligt handler om, eller hvad en opgave egentligt kræver af os – og derfor gemmer vi dokumenter og handlinger til senere, og øger på den måde blot mængden af uløste opgaver og dårlig samvittighed.

Det gør næste spørgsmål relevant:

3. Skal jeg gøre noget ved det?

Der er to mulige svar på dette: JA og NEJ.

Hvis svaret er NEJ, er der tre muligheder:

A. Det er affald og dermed ikke nødvendigt længere (så smid det ud!)

B. Der er ikke brug for at gøre noget nu, men senere vil det være nødvendigt

C. Posten udgør noget potentielt nyttig information, som måske kan være nyttig senere

Så du har altså behov for en skraldespand, en kalender til materiale, der skal "modnes" til senere samt et velfungerende arkivsystem

Hvis der kan handles ud fra, er der grundlæggende ét spørgsmål, du skal stille dig selv!

"Tager det under to minutter?"

JA: Udfør det! Du vil blive overrasket over hvor meget, man kan nå på to minutter

NEJ: Uddeleger det til nogle andre eller planlæg det i din kalender.

Når dette er gjort, er det blot at gå i gang med resten af dit liv og de mange spændende opgaver, der venter – og god fornøjelse med det!

Hvor lægger du din energi?

En ledelsesmodel beskriver, at du som leder skal bruge 15 % af din opmærksomhed, din tid og din energi på det ledelsesniveau, der er over dig, hvis du vil nå igennem med dit budskab.

Du skal bruge 20 % af din opmærksomhed, din tid og din energi på det ledelsesniveau, der er på dit eget
niveau, og som du selv er en del af.

Du skal bruge 15 % af din opmærksomhed, din tid og din energi på dem, der er under dig, dem
som du er leder for.

Du skal bruge 50 % af din opmærksomhed, din tid og din energi på dig selv, for du skal kende dig selv, for
at lede dig selv. Du skal vide, hvordan du håndterer dig selv både i tilspidsede og i rolige situationer.

For ledelsen af dig selv er afgørende for ledelsen i forhold til andre, uanset om det er
ledelse opad, nedad eller ud ad.